Les pilotes eSangathan face aux TIC

eSangathan était un projet ayant pour objectif de mener sur le terrain l'expérimentation d'usages des nouvelles technologies au sein de populations de seniors actifs, et en analyser les résultats en terme d'amélioration des facteurs d'employabilité.

La plupart des usages TIC auxquels on pense dans de telles situation est l'utilisation sommaire des technologies de base, telles que savoir utiliser un ordinateur, savoir utiliser un traitement de texte, savoir placer un fichier dans une arborescence de dossiers, savoir manipuler la souris, etc… D'ailleurs les grilles de tests officiellement disponibles au sein de l'union européenne, pourtant très en avance sur ces secteurs d'analyse par rapport aux états nationaux, n'allait pas plus loin que cela. Aucune mention des capacités à utiliser des espaces de travail collaboratif, à organiser des données en ligne, à utiliser des blogs, à commenter, à poster, à taguer ou voter des articles, à modifier une page dans Wikipédia, à utiliser un réseau social, etc...

Étant donné qu'il s'agissait d'améliorer l'employabilité des seniors actifs, l'objectif initial d'eSangathan était d'utiliser des espaces de travail collaboratif pour l'ensemble des pilotes et d'évaluer les résultats obtenus. Or le début du projet a coïncidé avec l'émergence du Web 2.0. Nous avons donc très vite décidé d'intégrer au fur et à mesure l'usage de ces nouveaux services car ils étaient les compléments et l'évolution naturelle de notre  démarche initiale.

Nature des pilotes

Initialement deux pilotes étaient planifiés sur les aspects TIC, l'un en région Öresund (entre la Suède et le Danemark), l'autre en Inde auprès de Mahindra & Mahindra (5ème consortium indien). Mais un troisième pilote s'est naturellement créé, celui des membres du consortium lui-même, composé en majorité de personnes de plus de 50 ans, et qui ont initié l'ensemble des démarches avant que les deux autres pilotes ne se les approprie à leur tour.

Pilote Öresund

Ce pilote a réuni des seniors actifs indépendants les uns des autres, n'ayant jamais utilisé des outils collaboratifs de ce type dans leur vie professionnelle au préalable, avec pour objectif de créer des projets communs afin de rebondir dans les vies professionnelles respectives. L'usage des TIC a été imposé d'emblée comme support de communication privilégié. L'outil choisi a été Basecamp, outil simple d'espace de travail en ligne. puis les différentes personnes ont été formées à l'usage du wiki Netcipia afin de partager avec le pilote indien.

Globalement l'adoption de ces outils n'a pas posé de problème, mais bien entendu différents niveaux d'usages ont été constatés parmi les participants. Néanmoins une constante en est ressorti avec trois usages principaux parfaitement maitrisés :

• l'écriture de messages en ligne dans l'espace de travail
• la rédaction de commentaires à ces messages
• le partage de fichiers en lignes dans l'espace de travail.

La gestion de tâches, le gestionnaire de projet, le tableau blanc et le salle de chat collective ont également été utilisés mais dans une moindre mesure.

Un petit groupe parmi ces personnes sont arrivées rapidement aux limites de l'outil Basecamp, et ont demandé à pouvoir utiliser des produits plus évolués comme mayeticVillage.

Pilote Mahindra & Mahindra

Ce pilote a réuni des retraités de M&M en missions d'expertise ou de soutien à la direction de projets d'envergure, qui eux non plus n'avaient jamais utilisés d'outils collaboratifs au préalable. Ils étaient immergés dans des équipes opérationnelles constituées de jeunes ingénieurs, et devaient donc utiliser les mêmes outils qu'eux pour effectuer leur travail.

Basé autour de l'outil d'entreprise Microsoft SharePoint Portal Server, ce sont surtout dans un premier lieu les fonctions traditionnelles de SharePoint qui ont été utilisées, c'est à dire le partage et le classement de fichiers issus de la suite bureautique Office. Les coordinateurs du projet ont néanmoins introduits les outils de blog et de wiki afin d'évaluer leur capacité d'adoption par cette population. Les seniors actifs du projet ont vite compris qu'ils allaient faciliter la communication d'information au sein de l'équipe et qu'ils allaient devenir prépondérant dans l'usage à terme par rapport au paradigme traditionnel bureautique/fichier/serveur de SharePoint.

Cela a donc été également un succès dans l'adoption.

Pilote Consortium

Les membres du consortium lui-même, une quinzaine de personnes, ont très vite constitué un pilote en lui-même, les 3/4 de ces membres n'ayant jamais utilisé d'outils de travail collaboratif ou de services du web 2.0, et une petite majorité de cette population étant constituée de personnes de plus de cinquante ans. Il est vite apparu dès les premiers mois qu'une courbe d'apprentissage et d'adoption progressive était nécessaire, d'autant plus que le consortium était contractuellement obligé d'utiliser l'espace de travail collaboratif mayeticVillage pour gérer l'ensemble des informations, des documents, des messages et des échanges entre les membres du consortium. Cet espace devenant le référentiel officiel du projet, partagé également avec les membres de la commission.

Ces membres du consortium, bien que travaillant ensemble quotidiennement, ne se sont vus physiquement qu'à l'occasion de 4 semaines de travail en 2 ans, une tous les six mois. Les outils collaboratifs étaient donc les seuls liens quotidien à leur disposition.

Les résultats ont été bien au-delà de nos prévisions initiales, puisqu'après trois à six premiers mois difficiles où les réticences aux changements de méthode de travail se sont exprimées, un usage croissant et intensif de l'ensemble des nouvelles technologies s'est enclenchée à marche forcée. Avec à la clé un succès éclatant, la plupart de ces personnes continuant à utiliser ces nouveaux services dans leur travail quotidien après la fin du consortium.

Nous allons décrire rapidement dans le chapitre suivant cette évolution, car elle illustre parfaitement les différentes étapes à franchir aujourd'hui pour une personne souhaitant adopter les nouveaux usages du moment et entrer de plein pied dans l'ère de la nouvelle organisation d'Entreprise 2.0.

Evolution et chronologie des usages

Bien que le projet eSangathan était initialement prévu pour n'utiliser qu'un espace de travail collaboratif, il s'est vite avéré nécessaire de suivre l'évolution du marché qui était en pleine phase d'innovation des usages grâce au Web 2.0.

La courbe d'adoption des différents usages s'est déroulée sur dix-huit mois de la façon suivante, en prenant comme référence l'outil standard d'échange préalable, la messagerie électronique et l'échange de fichiers attachés :

Le premier mot d'ordre a été que plus aucun fichier ne devait être échangé par e-mail entre les membres du consortium, tout fichier devait être déposé dans l'espace de travail collaboratif. Cet espace de travail permettant également la production de documents Office en ligne, il était impératif de privilégier cette production en ligne au lieu de travailler à titre individuel avec ses fichiers sur son poste local.

De même la messagerie ne devait être utilisée que pour la communication de messages personnels entre individus ou au sein de petits groupes, tout message à destination de l'ensemble de la communauté devant impérativement faire l'objet d'un message dans l'espace de travail. Un système de messagerie instantanée et de voix sur IP a immédiatement été mis en place également pour faciliter l'interaction quotidienne de pair à pair.

Cette évolution s'est ensuite immédiatement traduite par la nécessité de réaliser nos sites web publiques non plus en utilisant des outils traditionnels de création de sites, mais en utilisant des "framework" de blog permettant également la gestion de sites. De la sorte la double dimension des pages institutionnelles de présentation d'eSangathan et d'échange permanent et participatif avec notre audience était comblé.

Puis est vite arrivé la nécessité de partager l'ensemble de nos ressources documentaires trouvées sur le web par les uns et les autres. Un outil de social bookmarking s'est alors imposé pour éviter que chacun ne compile les mêmes URL dans son coin, et permettre d'autre part que les ressources découvertes soient immédiatement mises en commun. La problématique de l'efficacité personnelle étant toujours prévalente, il est beacoup plus efficace avec un tel service de partager des bookmarks plutôt que de le faire par e-mail ou tout autre moyen...

Est arrivée ensuite la nécessité de publier ce que nous commencions à produire au sein des différentes conférences dans lesquelles intervenaient les membres du consortium. Là aussi les nouveaux outils de publication en ligne ont été privilégiés au lieu de mettre à disposition les simples fichiers originaux. Présentations, newletters, rapports officiels, vidéos des conférences, tous ont été publiés à travers les outils standards du web 2.0 et embarqués dans les sites web ou dans les billets de blog comme des "widgets" afin de pouvoir être visionnés directement en ligne sans avoir besoin de charger aucun logiciel.

Le wiki fit alors son apparition afin de faciliter la rédaction collaborative et ne plus avoir à travailler en séquentiel sur des documents Word. Le processus est inversé, les documents sont rédigés d'abord dans le wiki par l'ensemble des acteurs, comme ce livre blanc l'a été, puis si nécessaire une version Word/PDF est créée pour publication dans les supports qui le nécessitent encore.

Avec un tel nombre d'informations internes ou externes au consortium, ainsi que le démarrage de la dissémination publique des résultats des travaux d'eSangathan, la nécessité de suivre de manière organisée et individualisée en fonction de ses attentes ces multiples sources d'information a fait utiliser les pages d'accueil personnalisées aggrégatrices de flux RSS. Les tableaux de bord ainsi créés permettaient un contrôle permanent des informations publiées ou produites à notre sujet.

Le seul outil important qui a manqué, bien que notre espace de travail collaboratif était déjà précurseur en la matière, est la bureautique en ligne (tel que Google Docs ou Zoho, ...), permettant de produire des fichiers Word, Excel ou PowerPoint directement en ligne et disponibles en collaboratif temps réel. Les offres n'étaient pas encore assez mûres, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui, car en moins d'un an les niveaux atteints sont considérables.

Avoir réussi à faire adopter autant de nouveaux usages en un laps de temps aussi court, à une population de seniors actifs qui majoritairement n'utilisaient que la messagerie électronique et les fichiers partagés, est en soi un résultat fort intéressant. Nous allons analyser dans le chapitre suivant quels sont les ressorts d'une telle adoption et comment conduire un tel processus dans d'autres contextes.